教育科学研究院档案管理办法
(2011年5月30日制定)
 
第一条 为加强本院的档案工作,提高档案工作管理水平,充分发挥档案在本院教研、科研及事务管理中的作用,根据国家有关档案法规和上级部门的相关规定,结合我院工作实际,特制定本办法。
第二条 本院的档案是在本院党政管理、教学、科研及其它活动中形成的,对本院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料和实物,是客观反映我院发展历史的真实反映。
第三条 本院按照统一领导、统一管理原则,确保档案的完整、系统、安全。
第四条 档案工作是本院的一项基础性工作,是做好教学、科研工作不可缺少的重要环节。档案工作应纳入相关人员工作职责及年度工作计划。
工作职责分工:
1、教学秘书:负责教研类档案归档;
2、科研秘书:负责科研类档案归档;
3、行政秘书:负责综合文书类、声像类档案归档;
4、编辑:负责出版类档案归档;
5、资产管理员:负责设备类档案归档。
第五条 归档范围
一、综合(文书)类
1、本单位工作的上级来文;
2、本单位工作的规章制度、管理办法;
3、本单位工作计划、总结、统计报表、汇报材料;
4、本单位工作的重要请示、报告、批复;
5、重要会议会议记录、纪要 、简报;
6、重大活动文件材料、照片及其文字说明;
7、其它有必要归档的文件材料。
二、教研类
1、重要教学改革建设方案、规划,教学评估总结材料;
2、毕业生成绩总表(本单位盖章,经办人、院长签名或盖章);
3、毕业生二寸免冠近照(分班装袋,照片后面注明姓名、班级、学号);
4、毕业生毕业合影(分班级,并在反面按序写上姓名);
5、学生异动情况总表 (包括休学、转学、退学、留级等);
6、各种省、部级以上奖励证书或奖状等(集体的归原件,个人的归复印件)。
三、科研类 
1、科研计划、成果、经费等管理文件材料;
2、各类项目的申报材料及立项批复;
3、学术交流活动有关材料;
4、重大项目照片档案及文字说明;
5、与外单位合作等的重要合同、协议书等文件材料;
6、重要科研改革建设方案、规划,科研总结材料
四、出版物类
1、提交学校档案馆的
全年1-6期出版刊物(印刷品)
2、编辑部内部保存的
来稿登记表(以年度为单位)
发稿处理单(以栏目为单位)
审稿签(审稿意见)及来稿原文(以期为单位)
期刊一校稿(以期为单位)
期刊二校稿(以期为单位)
期刊三校稿(以期为单位)
期刊终校稿(以期为单位)
光盘资料(清华等网络运营公司,以年度为单位)
省发报刊局印数通知单(以期为单位,按年度装订)
⑽印刷厂送书单(以期为单位,按年度装订)
⑾期刊征订发行表(以年度为单位)
⑿增刊定稿及印刷品(以期为单位)
⒀其他综合性材料:包括上级(新闻出版局)有关文件、注册登记表、期刊年度核验报告、期刊出版年度登记表、职业资格数据登记表、增刊申请报告、增刊许可证、编辑部年度计划、年度总结等等。
五、声像类 记录本院活动的录像带、录音带、照片、幻灯片、计算机磁盘、光盘等。
六、仪器设备类 本院购置使用的仪器设备随机说明书、图表、维修手册和使用记录、维修记录等。
第六条 建立完善的归档制度是做到档案材料齐全、完整、准确、系统的保证。各档案收集人员将活动中形成的档案材料按照档案材料的自然形成规律和档案立卷标准,收集、整理、分类、组合、装订成互有联系的档案案卷按规定时间向档案管理部门移交。
案卷内的档案材料要去除铁钉,编页号,填写“案卷目录”和“备考表”。
第七条 各类档案的归档时间
1、文书档案:按学校的规定,在档案材料形成的次年六月底前向院办公室移交。
2、教研档案:按教学年度归档,在下一学年度寒假前将上一学年度的档案向院办公室移交。
3、科研档案:当年的科研档案于次年6月底前向办公室移交。
4、出版物档案:当年出版的刊物于次年6月底前向办公室移交。
5、仪器设备档案:以应用型设备为主,故随机资料暂定只作造册登记,由使用人随机保管。使用人员应妥善保存,并作好使用和维修记录。
6、声像档案:声像档案材料在形成处理完毕(如注明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄制作者)后,应及时交办公室保存,办公室每年一次向学校档案室移交归档。
第八条 本院职工在从事职务工作中形成的各种门类和各种载体的档案材料,都必须按规定整理后向院办公室移交,统一管理,任何人不得据为已有。
第九条 向院办公室移交档案材料要办理交接手续。移交人应填写案卷移交清单一式二份,交接时由移交负责人、经办人和办公室负责人、档案员签字,并各存一份备查。
第十条 本院档案主要提供本院利用。如其它单位或个人需要查阅,应持介绍信,经办公室分管主任同意后,方可查阅,积极主动地为利用档案服务。
 

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